Selección abreviada de menor cuantía - Edición de pliegos borrador

Una vez quedan guardados los datos, el SECOP II crea el expediente electrónico del Proceso de Contratación y habilita la creación del pliego borrador electrónico. Este pliego electrónico es un formulario con seis secciones: Información general, Configuración, Cuestionario, Evaluación, Documentos del Proceso y Documentos de la oferta.

1.  Información general
En la sección 1. “Información General” debe diligenciar los datos básicos así: 
a. En “Descripción” escriba el objeto del Proceso de Contratación, recuerde que el campo tiene un límite de 500 caracteres.
b. En “Clasificación del bien o servicio” ingrese los códigos del Clasificador de Bienes y Servicios con los que identificará el Proceso de Contratación. Puede seleccionar un código principal y varios códigos secundarios. Recuerde que puede usar códigos a tercer o cuarto nivel. El nivel de detalle ayuda a la competencia y mejora la calidad de la información.

c. El campo “Plan Anual de Adquisiciones” es para asociar el Proceso de Contratación con las adquisiciones del Plan Anual de Adquisiciones de la Entidad Estatal (PAA). Haga clic en “Agregar”, el SECOP II muestra las líneas del PAA de la Entidad Estatal que se relacionan con los códigos del Clasificador de Bienes y Servicios del proceso de contratación y corresponden con la modalidad de selección. 
Seleccione la adquisición que corresponda al Proceso de Contratación y haga clic en “Confirmar”.

Si no encuentra la línea correspondiente en el PAA, pero sabe que la incluyó, borre el filtro de códigos, búsquela manualmente y luego confirme. Si no hay una línea en el PAA que corresponda al Proceso de Contratación, marque que el Proceso NO es una adquisición del PAA [1].
d. En “Información del contrato” Seleccione el tipo de contrato, por ejemplo: Obra, la justificación de la modalidad de contratación y la duración estimada del contrato en días, meses o años. 
e. En “Dirección de notificaciones” hace referencia a la dirección de ejecución del contrato. Por defecto el SECOP II usa la dirección de la Unidad de Contratación que ingresó el usuario administrador al configurar la cuenta en el SECOP II. Si quiere ingresar una dirección diferente quite la marca y modifíquela.
f. “Documentos internos”. Esta opción permite cargar documentos que sean de conocimiento exclusivo para la Entidad, por ejemplo, actas de reunión o instrucciones. Los documentos allí cargados no serán visibles para los Proveedores y ciudadanía en general. 
[1] Esta opción está habilitada única y exclusivamente para los casos en que la Entidad Estatal no tiene publicado su PAA en el SECOP II. 

g. “Configuración del equipo y flujo de aprobación”: Esta opción sólo es visible si en la configuración de la cuenta de la Entidad Estatal se activó la opción para trabajar con flujos de aprobación y si existe un equipo de usuarios que debe aprobar actividades concretas para adelantar el Proceso de Contratación.

Guarde los cambios y haga clic en “Continuar”.

El SECOP II comprueba si existe algún Acuerdo Marco o algún instrumento de agregación de demanda disponible para adquirir los bienes y servicios del Proceso de Contratación. En caso de ser así muestra un aviso. El usuario puede ir a la Tienda Virtual del Estado Colombiano a consultar las condiciones de los instrumentos de agregación de demanda disponibles, para lo cual debe hacer clic en “Ir a la tienda online”. 
Si la Entidad Estatal está obligada a comprar a través de Acuerdos Marco, debe hacer clic en “Cancelar creación del Proceso” y dirigirse a la Tienda Virtual del Estado Colombiano. De lo contrario, puede decidir entre hacer la compra a través del Acuerdo Marco respectivo o continuar con el Proceso de Contratación en el SECOP II.
En caso de que decida seguir adelante con el Proceso en el SECOP II debe hacer clic en “Cerrar y continuar”. 

Adicionalmente, en caso de que la Entidad haya indicado que la que la adquisición no es del PAA, SECOP II habilita una alerta. Es importante tener en cuenta que, aunque el SECOP II presente alertas relacionadas con las validaciones indicadas antes, estas alertas no bloquean el Proceso. Es posible continuar editándolo, pero usted debe redactar una justificación. Esta justificación aparecerá en la sección del formulario del Proceso referente al PAA cuando el Proceso sea consultado por otras Entidades Estatales, Proveedores o la ciudadanía. Si la Entidad Estatal definió un flujo de aprobación para la creación del Proceso de Contratación, el SECOP II abre una ventana emergente con el flujo de aprobación para que usted envíe la tarea para aprobación del usuario correspondiente. Cuando el aprobador da su autorización, usted puede continuar con el proceso.

2. Configuración
En la sección “Configuración” del borrador del pliego de condiciones diligencie la siguiente información:
a. “Cronograma”: En el cronograma diligencie las fechas de los hitos del Proceso de Contratación. Recuerde que el SECOP II es una plataforma transaccional y habilita o deshabilita las acciones de los interesados, Proveedor y Entidad Estatal, de acuerdo con el Cronograma establecido. La fecha de publicación del aviso de convocatoria pública y la de publicación de estudios previos debe ser la misma. 
Revise con cuidado la fecha límite para manifestar interés y presentar ofertas, pues los interesados no pueden manifestar interés, ni presentar ofertas con posterioridad a la hora y la fecha señalada. El cronograma contiene los hitos del Proceso y debe respetar los plazos mínimos establecidos en la ley. Por ejemplo, no permite configurar el plazo de adendas en un periodo menor a un día hábil antes del cierre del proceso y tampoco permite realizar adendas entre las 7:00 p.m. y las 7:00 a.m.

b. Configuración Financiera: Diligencie aquí la información relativa al plan de pagos, el pago de anticipos, el plan de amortización y las garantías solicitadas para el proceso de contratación.
• Solicitud de garantías: La plataforma le permite definir qué garantías le va a solicitar al proveedor, Si da clic en “Si” se generarán todas las posibles opciones, Dependiendo el tipo de garantía se habilita un campo para diligenciar el porcentaje por el cual se solicitará la misma y las fechas estimadas de vigencia. Estas fechas pueden modificarse en la edición del contrato.

c. MiPymes: Usted puede definir si el proceso está limitado a este tipo de empresas o no. Puede cambiar la selección de “No” a “Si”, después de cumplida la fase de observaciones a los proyectos de documentos del proceso, si se da esta solicitud por parte de los Proveedores interesados. 
d. Visitas al lugar de ejecución: Usted podrá definir si va a permitir que los Proveedores realicen visitas al lugar de ejecución del proceso antes de presentar las ofertas.  Cuando marca “Si” la plataforma le pide establecer una fecha y hora límite para que hagan las visitas y habilita un campo de información adicional donde usted podrá estipular como quiere que se realicen las visitas, por ejemplo, fecha límite y horario.
e. Lotes: Indique si el Proceso tiene lotes o segmentos. Si los tiene, haga clic en “Si” en el campo “Definir valor estimado por lote”. Puede ingresar la información de los lotes manualmente o desde una plantilla de Excel o PDF (esto si tiene muchos lotes). 
Para hacerlo manualmente haga clic en “Pulse para añadir un lote” y escriba el valor de cada lote en la casilla de valor estimado. Usted puede hacer clic en “editar” y cambiar los nombres de los lotes. El SECOP II por defecto los numera. 

Para cargar la información de los lotes masivamente desde Excel o PDF, haga clic en “Descargar plantilla”. 

Cuando descarga la plantilla, esta asume como título el identificador del Proceso de Contratación. No debe cambiar el título. Esto para que el sistema reconozca a qué Proceso corresponde la plantilla. Para cada Proceso de Contratación el usuario tiene que descargar la plantilla de importación de lotes. 
Cada lote debe corresponder a una hoja diferente dentro de la plantilla en Excel/PDF. El nombre de la hoja es el nombre del lote. La Entidad no debe modificar la estructura del archivo pues no funcionará correctamente la importación. Para evitar errores, es recomendable usar la opción Mover o Copiar al crear una hoja para cada lote.
Cada hoja del archivo tiene una tabla donde la Entidad Estatal debe ingresar la información de insumo para que los Proveedores hagan su oferta económica (referencia del bien o servicio, código del Clasificador de Bienes y Servicios, descripción del bien o servicio a adquirir, cantidad, unidad y precio unitario estimado). Esta plantilla hace las veces de formato de oferta económica de la Entidad. No obstante, si requiere solicitar información adicional al Proveedor, puede incluir en la lista de precios del cuestionario formatos donde el Proveedor debe establecer esta información. 
En el campo de comentarios es recomendable indicar las especificaciones que debe tener en cuenta el Proveedor para hacer su oferta (impuestos en particular). Cuando comience el plazo para la presentación de ofertas, el Proveedor incluirá su oferta económica también en precios unitarios al lado del campo “Precio unitario estimado”. La plataforma multiplica este precio unitario por la cantidad para calcular el valor total de la oferta. 

Luego de tener todos los lotes configurados en la plantilla, usted debe guardar el archivo localmente en su computador. Para realizar la importación de la plantilla haga clic en “Usar Excel” y luego en “Importar lotes y precios”. Haga clic en la opción de sustituir los datos. Luego haga clic en “Confirmar” para cargar la plantilla.

El SECOP II le muestra un mensaje de éxito indicando que la información de los lotes fue cargada correctamente. En la sección de cuestionario podrá validar la información cargada para la oferta económica de cada lote. 

Si el Proceso no tiene lotes, deje la opción en “No” y continúe con el siguiente campo
f. Precios: ingrese el valor estimado del Proceso de Contratación. Si el Proceso de Contratación tiene lotes, el SECOP II calcula automáticamente el valor estimado del Proceso de acuerdo con el valor y cantidad de los artículos ingresados en la información de los lotes.
g. Información presupuestal: Diligencie aquí la información relativa a la destinación del gasto y al origen de los recursos. En destinación del gasto indique si el Proceso de Contratación ejecuta gastos de funcionamiento o de inversión, tenga en cuenta que, si selecciona inversión, SECOP II habilitará en el contrato los campos Código BPIN y Año de vigencia,  Usted podrá asociar y consultar la información de los procesos contractuales financiados con recursos de inversión. 

En origen de los recursos indique si son recursos propios, de regalías, del presupuesto nacional o territorial o de crédito. Si los recursos son de varias fuentes, indique la fuente de recursos que tiene mayor peso. 

Luego marque “Si” en caso de que su Entidad Estatal esté registrada en el SIIF (Sistema Integrado de Información financiera Financiera). El SECOP II tiene interoperabilidad con SIIF y permite verificar si el certificado de disponibilidad presupuestal (CDP) ingresado para el Proceso existe y si tiene saldo suficiente. 

Haga clic en” Agregar código” para ingresar el CDP o el código de la vigencia futura con el que la Entidad va a pagar el valor del contrato. Si la Entidad está registrada en SIIF, debe diligenciar los campos código y saldo a comprometer y el SECOP II completa automáticamente el saldo. Si la Entidad no hace parte del SIIF, debe diligenciar todos los campos. Para finalizar haga clic en “Crear”.
Luego de relacionar la información puede validar o consultar con el SIIF, para ello seleccione el código a verificar y haga clic en validar; si es una Entidad registrada en SIIF, debe hacer clic en “Consultar SIIF”.
h. En “Configuraciones avanzadas” usted puede establecer el número de decimales que debe tener en cuenta el Proveedor en su oferta o indicar si exige muestras.
Recuerde hacer clic en “guardar” para continuar con el siguiente formulario.

3. Cuestionario
En la sección 3 “Cuestionario” del borrador del pliego de condiciones usted debe indicar la información que los Proveedores deben presentar con la oferta. SECOP II permite solicitar documentos al Proveedor o hacer preguntas específicas y agrupar la información que usted está solicitando en secciones. 
La plataforma trae por defecto una pregunta llamada “Lista de precios” la cual sirve para pedir al  Proveedor su oferta económica. Para mantener el orden de su cuestionario, por ahora elimine la pregunta (la incluiremos más adelante después de los requisitos habilitantes del Proceso). Para eliminar la pregunta haga clic en la casilla correspondiente y luego en “Borrar seleccionado”.

Para agregar una sección, haga clic en “Agregar sección” en el menú ubicado en la parte superior de la pantalla. Incluya un nombre para la sección (por ejemplo “Requisitos habilitantes jurídicos”) y luego haga clic “Confirmar”.

Para solicitar documentos o información al Proveedor haga clic en Opciones en frente de cada sección y luego en “Agregar pregunta”, seleccione la casilla correspondiente al tipo pregunta que desea realizar (en este caso “Anexos”) y haga clic en “Siguiente”. El tipo de preguntas que incluya depende de la respuesta que busca de los Proveedores. Por ejemplo, puede agregar una pregunta numérica, preguntas lógicas (de SI o NO) para verificar si los Proveedores están incursos en causal de inhabilidad o incompatibilidad; o preguntas abiertas para que el Proveedor redacte algún texto (usted define el número de caracteres que puede tener la respuesta). En el campo “Pregunta” incluya el documento a solicitar (por ejemplo “Adjunte la cédula de ciudadanía del representante legal).

Para cada solicitud usted puede indicar si es obligatoria o no. Cuando el Proveedor diligencia la oferta, la plataforma sólo le permitirá enviarla hasta que responda todas las solicitudes marcadas como obligatorias. Las preguntas obligatorias se refieren a la información o los documentos no subsanables; es decir, si el documento que está solicitando es subsanable usted deberá marcar el documento como “No” obligatorio. 
Para cada tipo de pregunta se habilitará una ventana emergente en la cual deberá solicitar la información o documento que los Proveedores deben presentar

Haga clic en “Confirmar”. Repita este procedimiento para todos los documentos que va a solicitar al Proveedor. 
Ya no es necesario que usted solicite el certificado de existencia y representación legal ni el RUP a los Proveedores, pues el SECOP II le permite consultar ambos documentos en tiempo real desde el Directorio SECOP. Para hacerlo, ingrese a “Menú”, “Directorio SECOP”. Luego ingrese el nombre del Proveedor. Si desea conocer el paso a paso para consultar estos documentos, ingrese al canal de YouTube de Colombia Compra Eficiente y luego a la cápsula ¨Cómo consultar el RUP y el Certificado de Existencia y representación Legal en el SECOP II¨.
Si usted quiere hacer cambios a una pregunta creada debe hacer clic en “Editar pregunta”. La plataforma habilita la edición de la pregunta y el usuario puede aplicar los cambios que requiera. Si el Proceso de Contratación tiene lotes, puede solicitar los mismos documentos habilitantes o de requisitos técnicos para todos los lotes. En ese caso, las preguntas deben estar marcadas como “Todos los lotes”. Si usted requiere solicitar información diferente en cada lote, debe indicar en la pregunta cuál es el lote al que corresponde.

En todos los Procesos del SECOP II, usted debe incluir como parte del cuestionario, los bienes o servicios a comprar en el Proceso de Contratación. Esta información se incluye mediante preguntas tipo “Lista de precios”, que son tablas con las descripciones, cantidades y precios unitarios estimados de los bienes y servicios que la Entidad Estatal va a adquirir. Posteriormente, cuando el Proveedor vaya a presentar su oferta, indicará el precio unitario a ofrecer en esta lista.
Para configurar la lista de precios de su proceso de contratación, tiene varias opciones De acuerdo cómo sea determinado el valor del contrato:
1. Cuando el valor del contrato esté determinado por el valor de la oferta económica ganadora puede hacerlo de las siguientes maneras:
a. Cuando el número de bienes y servicios a adquirir (número de ítems de la lista de precios) no supere los cien ítems (100), incluya todos los bienes y servicios en la Lista de Precios de SECOP II.
b. Cuando el número de bienes y servicios a adquirir supere los cien ítems (100), cree una pregunta tipo lista de precios por el valor total de la oferta y solicite a través de “Requerir evidencias” un documento anexo con el detalle de la oferta para cada uno de los bienes y servicios a adquirir; en el título de la pregunta recuerde a los Proveedores diligenciar el formato adicional de la oferta solicitado por la Entidad. En los pliegos de condiciones, indique a los proveedores que el valor total de la lista de precios de SECOP II y el del documento adicional deben coincidir.
2. Cuando el valor del contrato este determinado por el presupuesto oficial del proceso, y la oferta económica es por precios unitarios o porcentajes de descuento (procesos por bolsa o a monto agotable): 
Cree una pregunta de tipo lista de precios por el valor del presupuesto oficial del proceso e indique a los Proveedores en el pliego de condiciones, que este es el valor que deben incluir en dicha lista. En la configuración de la pregunta, a través de “Requerir evidencias” solicite un documento anexo con el detalle de los precios unitarios o porcentajes de descuento correspondientes.
Tenga en cuenta, que el precio unitario ofrecido por el Proveedor en la pregunta “Lista de precios”, es contabilizado por el SECOP II en el total de la oferta y determina el valor a adjudicar en el Proceso de Contratación. Por lo que, el valor que relaciona el Proveedor en SECOP II debe coincidir con el formato adicional a la oferta económica. NOTA: Si usted diligenció la información de los bienes y servicios a adquirir en cada lote mediante la plantilla de Excel, en la sección de configuración, no será necesario ingresarla nuevamente. A menos que requiera solicitar un formato adicional a la propuesta económica de SECOP II. Para ello haga clic en “Editar pregunta” y realice los cambios pertinentes.
Teniendo en cuenta las instrucciones ya señaladas, para agregar una pregunta tipo “Lista de precios”, haga clic en “Agregar Pregunta”, seleccione el tipo de pregunta y el SECOP II lo direcciona a un formulario.
En el campo “Título” indique al Proveedor cómo debe presentar su oferta económica, por ejemplo; especifique si debe incluir IVA o cualquier otro gravamen y si debe diligenciar un formato adicional. Tenga en cuenta que, al momento de generar un contrato para el proponente adjudicatario, el SECOP II tomará como valor del contrato, el valor indicado por el Proveedor en la lista de precios. Por tanto, las ofertas deben incluir los gravámenes correspondientes.

En el campo “Esta pregunta cuenta para el valor total de la oferta”, indique siempre ¨Sí¨ para que el valor sea contabilizado por el SECOP II en el total de la oferta del Proveedor.
Si va a solicitar un formato adicional al proveedor, en el campo “Requerir evidencias” marque “Si” e indíquele a los proveedores cual es el formato adicional que debe adjuntar con su propuesta económica. De lo contrario deje el campo marcado en “No”.
En “Configuración de columnas” seleccione “Valor estimado”. Luego haga clic en “Confirmar”.

A continuación, incluya la siguiente información de los bienes y servicios: referencia del artículo, código del Clasificador de Bienes y Servicios (puede elegirlo en el buscador), descripción, cantidad, unidad de medida y precio unitario estimado. SECOP II calcula el precio total estimado multiplicando el precio unitario por la cantidad.

Para la creación de la pregunta tipo lista de precios, el SECOP II habilita máximo veinte (20) líneas para ingresar la información de los bienes o servicios. En todo caso si su proceso de contratación requiere más ítems/artículos usted puede agregarlos de forma manual, haciendo clic en “Agregar artículo”, o de forma masiva, a través de una plantilla de Excel. 
Para ello, haga clic en “Opciones”, seleccione “Exportar desde Excel”, SECOP II descarga a su computador la plantilla de lista de precios

Use la plantilla para diligenciar la información de los bienes o servicios que va a adquirir. Tenga en cuenta que el campo “Nivel” debe permanecer en cero y que no debe modificar la plantilla del Excel incluyendo columnas o fórmulas. Guarde el formato en su computador y nuevamente desde la pregunta lista de precios haga clic en “Opciones”, y elija “Importar Excel”. Busque la plantilla en su computador, haga clic en “Anexar” y por último en “Cerrar”. SECOP II carga al pliego electrónico la información de cada bien o servicio incluido en la plantilla. Recuerde hacer clic en “Guardar”.
El SECOP II le permite guardar plantillas del cuestionario para reutilizarlas en otros Procesos de Contratación. Para guardar una plantilla haga clic en “Guardar plantilla”; asígnele un nombre e indique que será “Exclusiva para la Entidad” para que otros usuarios la puedan utilizar.

Una vez guardada la plantilla del cuestionario de su proceso podrá encontrarla desplegando el menú “Preguntas¨ y seleccionando la opción “Plantillas”.
Una vez haya estructurado el cuestionario del proceso guarde los cambios y continúe con la siguiente sección.

4. Evaluación
En esta sección del borrador de pliego de condiciones usted va a definir cómo van a ser evaluadas las ofertas que reciba de los Proveedores
En “Definir un modelo de evaluación para el proceso” haga clic en “Si” y en tipo de modelo de evaluación seleccione “Evaluación de varios criterios de selección”. Elija el método de evaluación “Manual” y elija darle publicidad al modelo de evaluación.

Para definir los criterios de evaluación haga clic en “Editar/Ver regla” y después en “Agregar criterio” y escriba el criterio correspondiente. Debe definir un porcentaje para cada criterio que  sumados no superen el 100%. Si su proceso tiene lotes debe hacer este paso por cada uno de los lotes.

A continuación, usted puede definir los factores de desempate que tendrá en cuenta en caso de existir empate entre las ofertas recibidas. Para ello haga clic en “Si” y luego en “Agregar factor”; agregue la descripción y el tipo de factor que corresponda, finalmente haga clic en confirmar. Repita los pasos para agregar más factores de desempate. Si usted no va a definir factores de desempate elija la opción “No”.

5. Documentos del proceso
En esta sección del borrador de pliegos de condiciones debe cargar los documentos que complementan la información diligenciada en otras secciones, como por ejemplo los Estudios Previos, documento complementario al pliego y los anexos o fichas técnicas. 
Haga clic en “Anexar documento”, luego en buscar documento. Seleccione los documentos correspondientes desde su computador, haga clic en “Anexar” y cuando el progreso de los documentos indique en verde “Documento anexo” haga clic en “Cerrar”. Puede ingresar tantos documentos como quiera. 

SECOP II, le muestra que el documento ha sido cargado con éxito. 
NOTA: Recuerde que no debe duplicar la información; en esta sección sólo debe cargar documentos con información complementaria a la suministrada en las secciones anteriores del pliego electrónico.

6. Documentos de la oferta:
En esta sección del borrador del pliego de condiciones encuentra una lista de documentos que pueden solicitar las Entidades Estatales en los Procesos de Contratación. El uso de esta sección es opcional. Si usted solicitó los documentos en el cuestionario, tenga en cuenta no repetir documentos en ambas secciones. SECOP II le permite especificar si el Proveedor debe presentar el documento con la oferta o con el contrato.